Todoist + Notion: Mi sistema Getting Things Done. Parte 3: Organizar

Todo tiene que ir en su lugar correcto

Segundo Cerebro

Todo tiene que ir en su lugar correcto

Foto por Paul Hanaoka en Unsplash

Luego de haber capturado y procesado todas las cosas que entran a mi sistema, comienza mi parte preferida de todo el proceso: organizar cada cosa en su sitio. ¿Por qué es mi parte preferida? Supongo que tal vez tengo una pequeña compulsión de mantener las cosas en orden, o que me da cierto nivel del placer ver un buen sistema donde todo está organizado y en su lugar. ¿Pero cuáles son esos lugares?

Tengo tres lugares principales donde coloco mis tareas luego de ser procesadas:

• En mi calendario.

• En mis proyectos (Todoist).

• En su flujo de trabajo correspondiente (Notion).

• En mi repositorio de ideas en incubación (Notion).

Les detallaré cada uno (¡al fin hablaré de Notion en esta entrada!).

Calendario

En el calendario van todas las cosas que no son técnicamente accionables, pero requieren mi presencia o mi tiempo. Dígase: reuniones, salidas con amigos, y hasta citas. Sí, yo he mandado invitaciones de calendarios para citas, y sí, probablemente por eso sigo soltero. Estas son cosas que se completan simplemente con ir o participar, y que demandan una inversión de tiempo específica.

Si, por ejemplo, necesito tener preparado algo para una reunión, ya esa tarea va en Todoist, y si necesita ser completada antes de una fecha y/u hora en específico, tengo Todoist sincronizado con mi calendario para poder ver dichas tareas en el calendario como un evento más.

Proyectos

Como mencioné en la entrada pasada, un proyecto se define como “un objetivo que requiere más de una sola acción física para ser completado”. Por tanto, esto me lleva a tener muchos proyectos corriendo al mismo tiempo, aunque hay algunos proyectos que son más utilitarios y sirven para mantener tareas anidadas para su fácil gestión.

Mis proyectos, organizados por áreas de enfoque o responsabilidad.

Acciones puntuales

Toda acción que toma más de dos minutos, pero puede ser resuelta con un solo paso, va en este proyecto. Como la bandeja de entrada hay que mantenerla limpia, esas tareas caen aquí. Es sin dudas donde tengo la mayor acumulación de tareas, ya que aquí van muchas tareas de “procesar tal recurso que vi” o “lee este artículo” o “investiga tal cosa”. Y a mí me llegan ideas de cosas para investigar a cada rato.

Recurrentes

Si una acción tiene cierta recurrencia (diaria, semanal o mensual), la agrego a este proyecto. En Todoist puedo agregarle recurrencias bastante complejas (último día laborable del mes, por ejemplo), y se sincronizan con mi calendario. Anteriormente las agregaba como eventos en mi calendario, pero con este nuevo sistema, pasaron a Todoist.

Agendas

Si tengo conversaciones frecuentes con una persona — un jefe, una persona de mi equipo, un socio en un negocio — les creo un proyecto debajo de “Agendas” y agrego todas las cosas que quiero hablar con esa persona la próxima vez que tengamos una reunión. De esta manera tengo fácilmente accesible los temas que quiero tratar con alguien, y no tengo que ir buscando por cada proyecto que estemos trabajando juntos.

Áreas de enfoque o responsabilidad

Entre más proyectos voy acumulando, comienzo a encontrar que varios de estos están relacionados unos con otros, por las áreas de enfoque o responsabilidad en las cuales se basan esos proyectos. Estas áreas de responsabilidad son áreas de mi vida de las cuales estoy a cargo de mantener y desarrollar, que van alineadas con mi prioridad de desarrollo como ser humano. Actualmente, mis áreas son las siguientes:

• Productividad. Todo lo relacionado con mantenerme productivo, organización de mis sistemas y mantenimientos de los mismos va aquí.

• Desarrollo de software. Este es mi trabajo principal, y aquí les doy seguimiento a proyectos tanto personales como del trabajo que involucran el escribir código.

• Finanzas. El manejo correcto de mis finanzas personales es muy importante para mí, así que tiene su área dedicada. Los proyectos son variados, desde manejo de inversiones, ajustes a mi presupuesto, aprovechar ofertas y descuentos, impuestos, etc.

• Hogar. Manejo de cosas de mi hogar. Decoraciones, limpieza y organización principalmente, ya que por el momento vivo en un apartamento alquilado.

• Emprendimiento. Proyectos relacionados con los emprendimientos que llevo corriendo actualmente, o que estoy trabajando para lanzar.

• Crecimiento profesional. Cursos, talleres y demás proyectos que me impulsen como profesional entran en esta área.

• Crecimiento personal. Este es más interesante aún. Aquí entran los proyectos que me involucran crecer como persona y cosas que quiero aprender para mejorar como ser humano. Incluye proyectos que involucren metas físicas (por ejemplo, un entrenamiento para una maratón).

• Creatividad. Aquí entran las cosas que hago no por algún beneficio más que para sentirme creativo, como los hobbies. Reconozco que es una de mis áreas más débiles al momento de escribir esto.

• Contenido. Creación de contenido para redes, especialmente las mías pero también la de mis otros proyectos. Incluye tareas relacionadas con la producción de mi podcast, Hoy En Terapia Aprendí, y de contenido para las redes de mi negocio, The Listing.

• Social. Salidas con amigos, vacaciones con familia, y demás proyectos que me recuerden que no todo es trabajar y escribir para este blog van aquí.

• Salud. Este no pensaba que tendría la cantidad de proyectos que tengo, pero resulta que darle seguimiento a la salud es importante, así que aquí van los proyectos relacionados con mantener y mejorar mi salud. A veces tengo un debate entre que va aquí y que va en crecimiento personal, y la respuesta la decide en la métrica que usaré para determinar que el proyecto concluyó.

Hay que tomar en cuenta que los proyectos y las áreas de responsabilidad no son algo para manejar en el día a día, sino que son herramientas para revisión que se realiza cada semana. La cantidad de proyectos en cada área me da una idea rápida de cuáles áreas estoy priorizando, en cuáles necesito dedicar tiempo, y puedo hacerme la pregunta de si estoy de acuerdo en lo que estoy invirtiendo mi tiempo actualmente.

Flujos de trabajo

Llamo “flujos de trabajo” a procesos que corren de manera paralela a mi sistema de gestión de tareas. Usualmente son colaboraciones en otros proyectos (los cuales manejo en Notion), o sistemas que expanden sobre algo que estoy trabajando en el momento (estos también manejo en Notion).

Un ejemplo: mi sistema de creación de contenido. Me he propuesto a mí mismo ser consistente y comenzar a compartir más ideas en las redes, y para eso cree un sistema donde puedo verter mis ideas y trabajarlas en momentos donde encuentre la energía para hacerlo, y luego planificar cuando las publicaré. En vez de crear un esfuerzo monumental para cada pieza de contenido, aprovecho mis buenos momentos para poder invertir un poco en cada pieza. Cuando me llegan ideas las cuales quiero compartir, pasan por mi sistema de captura, luego las proceso, y las ingreso en mi sistema de creación de contenido.

Si es una sola entrada, creo una tarea individual en acciones puntuales, pero si es algo que incurre varias piezas (ejemplo, una serie de entradas en mi blog sobre un mismo tema, como esta), les creo su propio proyecto. Lo mismo ocurre con mis otros proyectos, como mi podcast y mi blog.

Mi calendario de contenido, incluyendo esta entrada que originalmente debió ser publicado varios días antes.

Incubación

Por último, muchas veces tengo ideas geniales de cosas que me gustaría hacer algún día, pero definitivamente ahora no es el momento de tenerlas en mi mente o verlas en mis listas de proyectos porque solo me va a atormentar no estar teniendo progreso en ellas. Sin embargo, cada semana las reviso para ver si hay una brecha para comenzar a arrancar alguno de estos nuevos proyectos.

La lista está en un tablero en Notion, y manejo las ideas por estados:

• Si no tienen estado, aún no son viables para mí.

• En consideración significan que en este momento hay una brecha para trabajarlas.

• Aceptadas es que ya las volví un proyecto y las estoy trabajando.

• Descartadas es que simplemente no las quiero trabajar. Con estas últimas, suele ser que ha pasado tanto tiempo desde que las escribí hasta el día de hoy, donde ya no me interesa ni van alineadas con lo que quiero lograr.

Mis ideas en incubación. Muchas de las descartadas surgieron cuando estaba estudiando Ingeniería Mecatrónica, y por tanto, mucho más en hacer cosas con hardware.

El próximo paso

Luego de tener todo organizado en su lugar, pues es hora de ejecutar. Aunque antes no tenía idea de qué iba a poner en ese paso, ya que es simplemente ponerse a trabajar, para ejecutar hay que hacerlo de manera inteligente, y para eso es que existen los contextos. En este paso es que comienzo a hablar de cosas como filtros y etiquetas para las tareas. Nos vemos la próxima semana.