Todoist + Notion: Mi sistema Getting Things Done. Parte 2: Procesar

Tener las próximas acciones claramente definidas es clave

Segundo Cerebro

Tener las próximas acciones claramente definidas es clave

Foto por David Travis en Unsplash

La semana pasada, hice una introducción sobre mi implementación del sistema GTD utilizando Notion y Todoist (aunque casi todo Todoist en estas etapas), y desarrollé la primera etapa del proceso: la captura.

Cuando capturo, no me enfoco en que lo que escribo quede muy claro. A veces pongo ideas que tengo en el momento, otras veces referencias para cosas con lo que estoy trabajando o recursos que quiero consumir en un futuro, y por supuesto, alguna que otra tarea. Pero debido a que la captura debe ser rápida y eficiente, no le pongo mente a lo que escribo hasta que llego al segundo paso: procesar.

¿Qué es procesar?

La etapa de procesar trata de darle claridad a todas las cosas que he capturado, e identificar exactamente qué es. Como mencioné, todo lo que llega a mi mente va a mi bandeja de entrada, pero no todo lo que va ahí es material inmediatamente ejecutable. Existen tareas que pueden ser almacenadas para trabajar algún día, o material de referencia que es mejor tenerlo atado con un proyecto en específico. En esta etapa, se toman decisiones para transformar el caos de toda una mezcla de entradas en una serie de ítems concretos, ya sea para ejecutar o como referencia.

Dependiendo del tipo de ítem, varias cosas pueden suceder:

Si el ítem toma menos de 2 minutos…

Lo completo ahí mismo, en ese momento. Los ítems que son extremadamente rápidos de hacer no requieren el esfuerzo de ser procesados si pueden ser hechos en menos de 2 minutos. A esto se le llama la regla de los dos minutos, y sirve para quitar de nuestra mesa todas esas pequeñas tareas que pueden estar estresándonos, pero que no es necesario prolongar más de lo debido. Dos minutos es un buen tiempo porque:

1. Es casi seguro que te tomará menos tiempo procesar el ítem que hacerlo.

2. Si estás haciendo este paso durante tu revisión semanal (hablaremos de esto luego), puedes hacer un gran número de tareas sin devorar mucho tiempo de tu revisión.

Para mí, la regla de los dos minutos es un gran motivador cuando estoy procesando mis cosas, porque me da ese sentimiento de que “estoy siendo productivo”, lo que me da más ánimos de continuar procesando el resto de los pendientes.

Si el ítem tarea puede ser delegada…

Lo asigno a la persona correspondiente. Ya esto depende mucho de cómo se manejen con personas externas. Si tienen una herramienta de gestión de tareas para el equipo, se puede agregar ahí. También puedes contactar a la persona y comunicarle la tarea que debe hacer, colocarte una tarea para darle seguimiento a esa persona, y etiquetarla o moverla a un lugar específico donde se coloquen las tareas de seguimiento.

En mi caso, no tengo muchas tareas que pueda delegar a alguien más, pero cuando puedo, mi método es: contacto a la persona, le informo la tarea y luego creo una tarea para darle seguimiento en un futuro con la etiqueta @seguimiento donde aglomero todas las tareas similares. Por ejemplo:

Verificar con Luisa el estado del reembolso del seguro @seguimiento

Entraré más en detalle sobre el uso de etiquetas en la próxima etapa del método.

Si el ítem es una referencia de algo que estoy trabajando…

Lo agrego como un comentario al proyecto en pie. Ya ahí dependerá dónde el proyecto está alojado, ya que aunque mis proyectos personales están en Todoist, también trabajo de manera colaborativa para otros proyectos personales. Y por supuesto, están los proyectos del trabajo.

Si es un proyecto que está corriendo en Todoist, lo agrego como un comentario a dicho proyecto. Si es un proyecto compartido o algo del trabajo, lo agrego a la respectiva tarea dentro del sistema que se esté utilizando en ese proyecto. Por ejemplo, las tareas para la ejecución de esta entrada están en Notion, dentro de mi Calendario de Contenido donde planifico el contenido que quiero hacer para este blog. Si encuentro algún material que creo que sería una buena referencia para algo específico de la entrada que estoy escribiendo, lo agrego a la tarea en Notion.

Aquí es importante para mi entender si estas referencias son algo desechable que estoy dispuesto a perder cuando se complete la tarea/proyecto, o es algo que quiero mantener por perpetuidad. Si quiero mantener esa referencia a lo largo del tiempo, pues entra en otro sistema de mi Segundo Cerebro como una nota, que luego es procesada e indexada. Les contaré de esto en una futura entrada.

Si el ítem necesita ser hecha en una fecha y/u hora en específico…

Le agrego la fecha y la hora, y de esta manera esa tarea se sincroniza con mi aplicación de calendario y aparece como un evento más.

Todoist tiene una integración con Google Calendar, pero como uso varios calendarios de trabajo más mis calendarios personales, encontré la integración un poco deficiente para mis propósitos. En vez de eso, encontré que ellos también tienen una integración con la aplicación de calendario que uso, Fantastical. Esta me gustó mucho más porque era independiente a todos mis calendarios de Google y lo trata como uno aparte, además de que las tareas se ven como las tareas nativas de Fantastical.

¿Ya ven por qué es que elegí Todoist? Tienen integraciones con todo.

Con esto, es recomendable no ponerle una fecha de entrega a las tareas a menos que esta sea decidida por un factor externo. El sistema de GTD se vale más de que uses tu intuición y tus listas de tareas para decidir en qué puedes trabajar cuando tienes el tiempo libre y el contexto adecuado.

Si el ítem ya no es necesario o accionable…

Lo borro. No hay nada más que hacer ahí.

Si el ítem requiere más de un paso para ser completado…

Creo un proyecto para guardar todos los pasos necesarios para alcanzar el resultado deseado. ¿Cómo sé que algo toma más de un paso? Si no puedo acabar con la tarea con una sola acción física, significa que tomará más de un paso y que es un proyecto. A veces eso implica tener una gran cantidad de proyectos corriendo, pero eso te dará una mayor claridad de entender cuántas cosas tienes corriendo en tu vida.

Si el ítem se puede completar con una tarea…

Lo asigno al proyecto de “Acciones puntuales”, donde van todas las tareas individuales que no necesitan de un proyecto.

Una parte importantísima de procesar, es clarificar las tareas. Antes hablé de clarificar los ítems de acuerdo al tipo que era, pero ya luego de que entendimos que ese ítem conlleva una acción para ser completado, es hora de clarificar cuál es esa próxima acción.

En el sistema GTD, una próxima acción se define como una acción que es descriptiva de un comportamiento físico que puede ser llevado a cabo en el próximo momento disponible. ¿A qué me refiero con “descriptiva de un comportamiento físico”? A que la tarea debe decir explícitamente no solo qué se supone que debes hacer, sino también cómo.

Para poner un ejemplo, imaginemos que salimos de una reunión y nuestra conclusión es que hay que programar una reunión de seguimiento en par de semanas. Nuestra tarea aparenta ser sencilla, “programar reunión”… pero cuando comienzas a indagar, no es así. ¿Sabemos cuál es la fecha de la reunión? ¿Cómo la vamos a programar? ¿Vamos a llamar a todos los involucrados? ¿Enviarles una invitación por Outlook? ¿Sabemos sus horarios de disponibilidad? ¿Tenemos toda la información necesaria para la agenda de esa reunión?

De repente te das cuenta de que algo que parecía sencillo se convierte en un pequeño proyecto. Ya no es solo programar reunión, es definir horarios y agendas para que la reunión se lleve a cabo. Imaginemos que para este proyecto, lo primero que tenemos que hacer es saber cuál es la disponibilidad de cada invitado. Esto lo haríamos usando la función de Outlook para ver la disponibilidad. Entonces nuestra próxima acción en nuestro proyecto de “programar reunión” sería “determinar la disponibilidad de los invitados a la reunión usando la función de Outlook”. Tal vez si no tienes familiaridad con esa herramienta, puedes anotar un enlace a un tutorial en la tarea para tenerlo disponible cuando vayas a realizarla.

Es importante ser lo más específico posible mientras estás clarificando tareas, incluyendo informaciones útiles y detalles bien puntuales. Creo que es una excelente forma de quitarle esfuerzo innecesario a tu futuro yo, cuando se encuentra con una lista de tareas detalladas y bien específicas, que quitan espacio para la ambigüedad. A mí me ha permitido tener menos renuencia a hacer mis tareas cuando veo que todo está claro y definido, porque el esfuerzo de pensar ya fue hecho por mí anteriormente, probablemente en un estado donde tenía más energía y claridad para formar la tarea. Es como dividir la carga entre presente y futuro, para que el futuro tenga más oportunidades de ser exitoso.

El próximo paso

Y esa fue la etapa de procesar. En esta etapa sacamos el orden del caos, y nos damos una ayuda para tener éxito en un futuro. Me he dado cuenta de que este paso es sumamente importante y requiere su tiempo para realmente llegar a las próximas acciones con nuestras tareas. Cuando quiero procesar sin realmente darme tiempo de hacerlo bien, vengo pagando el precio a futuro. Ya sea porque tareas que pensaba que serían sencillas resultaron ser proyectos, o porque no aclaré lo suficiente y ciertas tareas se quedaron bastante tiempo sin hacer.

En la próxima semana, viene mi paso favorito: organizar. Siento que la forma en la que nos organizamos tiende a reflejar nuestra forma de ser, así que el momento de organizar puede servir como un espejo de nuestras prioridades. Pero hablamos de eso el próximo miércoles.