Segundo Cerebro

Mi sistema para hacer que las cosas sucedan

La semana pasada escribí una reseña sobre el libro y la metodología Getting Things Done (GTD), de David Allen. Ahí mencioné que implementé el sistema, utilizando dos aplicaciones — Todoist y Notion — y cómo la metodología había creado una gran paz en mi vida, porque por primera vez sentía que estaba encima de las cosas y que nada se me estaba escapando.

Quiero comenzar una nueva serie de entradas donde detallaré las etapas de la metodología GTD, cómo utilizo mis herramientas en cada etapa, por qué mi elección de estas aplicaciones, y cómo quiero seguir mejorando el sistema a futuro. Me basé en la guía de Todoist para aplicar la metodología GTD dentro su aplicación, y para quien quiera copiar mi sistema esa guía puede ser suficiente. Intentaré explicar cada paso antes de entrar en detalle sobre mi implementación, pero no me puedo considerar un reemplazo del libro. Vale la pena revisarlo para poder entender el por qué de las decisiones que tomaron, y cómo pueden sustituir ciertas elecciones por otras aplicaciones (como yo hice). Si lo que les digo les interesa, deben leerlo.

¿Cuáles son las etapas de la metodología GTD?

El sistema GTD se compone de cinco etapas:

1. Capturar todas las cosas que demandan nuestra atención.

2. Procesar lo que estas cosas significan y que debemos hacer acerca de ellas.

3. Organizar los resultados de una manera efectiva y que nuestro sistema no tenga grietas, para mantener la confianza en él.

4. Ejecutar las acciones que hemos organizado, en los contextos correctos.

5. Revisar lo que tenemos pendientes, para tener una perspectiva completa de nuestras áreas de responsabilidad, proyectos y acciones.

En esta entrada quiero hablarles del primer paso: capturar. El paso de la captura fue el más decisivo para mí en términos de elegir las herramientas que utilizo para el resto del sistema, así que me imagino que este será la entrada más larga de la serie. Honestamente, tengo mucho que decir al respecto (no me culpen, me encanta mi sistema actual).

Así que sin más preámbulos, comencemos.

¿Qué es capturar?

La captura es la primera etapa del proceso de Getting Things Done, y trata de reducir distracciones y limpiar la mente de bucles abiertos, al asegurarte que tienes un lugar donde puedes colocar todas las cosas que llaman tu atención. La idea de esta etapa es que absolutamente todas las cosas que pasen por tu mente tiene que ser capturadas y entrar en una bandeja de entrada; de lo contrario, no sentirás confianza de que luego podrás estar al tope de ellas.

El concepto de bandeja de entrada es sumamente importante en GTD. Entre más bandejas de entradas tienes, más difícil se te hará manejar tus pendientes porque tendrás más contextos que mantener a flote y unificar a la hora de procesar tus tareas. Tampoco todas las bandejas de entrada son gestores eficientes de pendientes. Un ejemplo de esto son las bandejas de entrada de nuestros correos electrónicos. ¿Quiénes no usamos nuestro inbox como un sustituto de una aplicación de gestión de tareas? Mantenemos correos sin leer para estar pendiente de ellos, les hacemos pin para que no se nos pierdan, los organizamos en carpetas y un montón de cosas más. Pero esto puede ser contraproducente porque si tu bandeja de entrada de tareas y tu bandeja de entrada de correos son la misma, cada vez que te llegue un correo, te llegará a la mente todas esas cosas que tienes pendiente, aun si no es el momento apropiado para abordarlas.

En mi caso, yo utilizo una sola bandeja de entrada: el inbox de Todoist. Aquí es donde mando absolutamente todo lo que me llega que requiere una acción de mi parte. O incluso cosas que no, pero sé que quiero accionar sobre ellas en un futuro.

¿Qué es Todoist?

Todoist es una aplicación de gestión de tareas, tal y como lo dice su nombre (todo-ist). En el mundo de aplicaciones que quieren hacerlo todo, Todoist hace una sola cosa y la hace bastante bien. No es para manejar notas, para crear dashboards o manejar bases de datos; es gestión de listas de tareas, de una manera simple. Por esto fue que la elegí.

El paso de captura fue el que me llevó a considerar a Todoist como mi aplicación principal. Anteriormente, mi mayor intento en darle seguimiento a mis pendientes era mantener un bullet journal, que no es más que un cuaderno donde anotas tareas siguiendo la metodología detallada por el creador del concepto. Luego les hablaré de por qué esto no me funcionó (un spoiler: mi falta de consistencia no se lleva bien con sistemas análogos).

Nunca he sido fan de manejar mis pendientes, a menos que tuvieran una fecha en específico, y en ese caso usaba mi calendario. Tampoco fui muy fan de las agendas, aunque durante los años he intentado mantener docenas.

Honestamente, nunca pensé que era el tipo de persona que necesitaba una agenda o una aplicación para manejar tareas, porque sentía que no tenía tantas cosas corriendo en mi vida como para necesitar una. Luego de implementar este sistema y darme cuenta todo lo que tenía corriendo en mi cabeza, me doy cuenta de que estaba tan equivocado.

Pero antes de Todoist…

Al intentar implementar el sistema GTD, utilicé Notion. Notion es lo contrario de Todoist: en lo que Todoist quiere hacer una sola cosa excepcionalmente bien, Notion quiere hacerlo todo de manera satisfactoria. Yo puedo decir con todo mi corazón que amo Notion. Ahí tengo mis bases de datos de libros, metas, notas, inversiones, proyectos… de todo. Es mi Segundo Cerebro, y entre más información he colocado ahí, más provecho le estoy sacando. Así que obviamente fue mi primera elección para intentar implementar GTD. Pero fracasé espectacularmente.

Lo que Notion tiene de completo, lo sacrifica en agilidad. Cree una bandeja de entrada, pero agregar cosas a ella no era rápido. Sentía que las ideas se me podían escapar en cualquier momento. Debido a la estructura de Notion, donde todo lo que creas es una página, sentía que las tareas se encontraban o muy pesadas, o muy escasas. Es difícil describirlo, creo que era mi leve trastorno obsesivo-compulsivo gritando. Sentía que la estructura de Notion me demandaba perfección, y yo no era capaz de dársela en una etapa tan temprana del proceso. Y lo peor de todo, no se sentía divertido.

Si tu sistema de archivo no es rápido, funcional y divertido, te resistirás a todo el proceso.
— David Allen

Por otro lado, la API de Notion es relativamente nuevo, lo que significa que no hay muchas integraciones disponibles para poder agregar tareas de manera rápida a las bases de datos, utilizando otras aplicaciones. Entonces solo podía o usar mi teléfono — donde la aplicación móvil puede ser un poco lenta — o esperar a estar sentado en mi computadora para agregar algo, lo cual no iba a proceder.

Aquí entra Todoist: es una aplicación relativamente ligera, donde siento que no necesito entrar información de manera perfecta. Simplemente pongo lo que me venga a la mente y como la bandeja de entrada de Todoist no es el sitio para tener todo organizado, puedo agregar cosas sin pensarlo mucho. Y como ellos solo se especializan en manejar tareas, se la han lucido agregando integraciones. Puedo agregar tareas con tan solo dar pulsar dos teclas en mi teclado mientras escribo esto en mi computadora. O agregar un shortcut en mi teléfono y agregar una tarea con darle dos golpecitos a la parte de atrás de mi iPhone. O reenviar un correo a Todoist y me lo agrega como tarea. Puedo hasta decirle a los asistentes de voz que agreguen tareas por mí, ya sea Siri — genial para cuando estoy manejando — o Google Assistant — tengo Google Homes por todo mi apartamento, hasta en el baño —.

Creo que el momento que más me compró fue cuando me llegó una idea mientras me bañaba y pude decirle a Google que la anotara. Todo sin salir de la ducha. Dios bendiga a la tecnología.

Cosas de trabajo, cosas personales, cosas que quiero leer luego, correos que requieren una acción de mi parte, material que veo interesante; todo va a mi bandeja de entrada de Todoist, y desde que hago esto, ya comienzo a sentirme más tranquilo. Dependiendo de la semana, mi lista puede crecer de 0 tareas a 60–100, todas pendientes por procesar.

Notion sigue siendo parte de mi sistema (por algo está en el título) pero entra en otros pasos más adelante. Por el momento, mi sistema de captura es simplemente Todoist. Y bueno, otra aplicación que no mencioné anteriormente.

Entra Instapaper

Instapaper es algo nuevo que estoy intentando utilizar para guardar los artículos y videos que me parecen interesantes, pero no quiero leer en el momento. Tiene bastante tiempo activo: recuerdo haberlo usado por primera vez hace alrededor de 10 años.

No lo considero como parte del sistema porque ninguno de los artículos que guardo ahí es accionable. No guardo nada que tenga que leer antes de una fecha específica o que necesite leer para procesar; si es así, además de guardarlo en Instapaper, le agrego una tarea en Todoist para poder capturarlo y cerrar ese bucle abierto.

Simplemente es un repositorio de contenido interesante para ver algún día. Quien es muy fan de estos servicios entenderá que ese “algún día” puede nunca llegar, y terminas con miles de artículos que nunca leerás. Estoy intentando evitar eso y leer con cierta frecuencia.

Por el momento, Instapaper vive separado de todo el sistema. He visto que algunos YouTubers utilizan una combinación de Instapaper con Readwise para poder guardar automáticamente en Notion las cosas que resaltan en Instapaper. Eso me llama mucho la atención, pero como hay que pagar para usar ese servicio, no esperen un comentario de mi parte por el momento.

El próximo paso

Y esa es la captura. Todo lo que me llega a la mente va a Todoist, no necesariamente de manera detallada u organizada, pero está capturado. El momento para poder poner las cosas bonitas y claras es en la etapa de Procesar, la cual toca la próxima semana. Nos vemos el próximo miércoles.