Getting Things Done: el arte de la productividad sin estrés
Getting Things Done: el arte de la productividad sin estrés
Cómo darle orden a todas las cosas de tu vida y aumentar exponencialmente tu productividad
Reseñas de libros
El arte de la productividad sin estrés
Si han sufrido lo que les voy a describir ahora, Getting Things Done es para ustedes:
Tienes docenas de “cosas” que hacer en cada aspecto de tu vida — responsabilidades en el trabajo, diligencias del hogar, compromisos con familia y amigos — y para colmo tienes la constante presión de que tienes que ser mejor cada día. Así que armas planes: anotas en tu agenda, tienes aplicaciones para gestionar tareas, sacas tiempo en tu calendario hasta para relajarte, pero… no es suficiente. O al menos no se siente así. ¿Por qué?
Es que por más sistemas que coloquemos para darle un orden a todas las “cosas” que aparecen en nuestra vida, si estos no son los suficientemente completos para capturar todo lo que la vida nos tira, habrá cosas que se nos escaparán. Y cuando se nos escapan cosas, perdemos confianza en los sistemas. ¿Y qué pasa cuando perdemos confianza en nuestros sistemas? Dejamos de usarlos.
Y aquí es donde entra este libro.
Getting Things Done (o GTD) es un sistema de productividad creado por David Allen en el 2001. Su misión es sencilla: colectar todas las cosas que pasan por nuestras cabezas y que tenemos que hacer en algún momento — los “bucles abiertos” de nuestra vida — y capturarlos en un sistema lógico y robusto en el que confiemos para dejar de pensar en ellas hasta que llegue el momento indicado.
¿Por qué es tanto empeño en sacarnos estas cosas de nuestras cabezas?
Si algo está en tu mente, te atormentará
Si algo está dando vueltas por tu mente, tu mente no está clara. Cualquier cosa que consideres sin terminar, te comenzará a molestar, y en especial en contextos donde no puedes hacer nada al respecto. ¿Te acordaste de que tienes que llevar el carro al mecánico en medio del trabajo? No hay mucho que puedas hacer sobre eso en el momento. Tal vez lo anotas y confías que verás esa nota en el momento indicado para poder hacer algo al respecto… si es que la vuelves a ver. Algunos solo confiamos que lo recodaremos cuando lo necesitemos.
Ajá, claro.
Nuestra memoria es limitada
El cerebro tiene una memoria limitada. Si fuéramos a ponerle un ejemplo tecnológico (y por qué no, si estamos en <mividaencódigo />), el cerebro funciona como una RAM. Es una memoria versátil que funciona excelentemente cuando tenemos que enfocarnos para manejar tareas del momento, en especial aquellas que requieren nuestra creatividad e intuición. Pero es terrible para guardar cosas a largo plazo. Si comenzamos a usar nuestra RAM como si fuera un disco duro, se llenará bastante rápido. Y no vas a tener espacio para usarla cómo realmente se debe.
Por eso necesitamos una ROM, una memoria separada que sea el disco duro de nuestras vidas. Ahí guardamos información para la larga, organizada de una manera que sea fácil accederla cuando la necesitemos.
Este libro es excelente, y haber durado 7 años para finalmente leerlo (no me culpen, compro muchos libros). No recuerdo cómo me enteré de él, pero todo el que hable de productividad probablemente ha leído o se ha topado con GTD.
Trata de un tema relativamente simple (gestión de tareas), pero recalca la importancia que tiene el manejo de tareas para planificar nuestras vidas. Si son como yo, siempre han tenido la presión de definir “el gran panorama” de su vida: definir nuestros valores, nuestro propósito, nuestras metas a largo plazo; esas cosas de bien alto nivel, que son importantes, pero cuando tenemos tanto ajetreo en el día a día, caen por la borda. Y ahí el secreto de GTD: para poder ver la vida desde los 50,000 pies de altura, primero hay que limpiar la pista de despegue.
La edición que leí está un poco desactualizada: es de 2001, cuando el email todavía era cool y donde no teníamos un universo de aplicaciones de productividad y manejo de tareas (¡muchas inspiradas por este libro!). Así que encontrarás varias páginas sobre la importancia de comprar buenos archiveros y la mejor forma de organizar manuales y carpetas. Pueden no leer esto aunque es gracioso para darnos cuenta lo lejos que hemos llegado con la tecnología. O pueden comprar la nueva edición que está más actualizada y hace referencia a teléfonos inteligentes y a apps y a todas las maravillas que tenemos hoy en día.
Creo que este libro es para todo el mundo. Realmente es un libro que se lo pudiera recomendar a todo ser humano que necesite organizarse… pero sé que no todo el mundo sacará el tiempo para crear su propio sistema personal de productividad. Así que si quiero ser un poco más preciso, se lo recomiendo a cualquiera que tenga una agenda, un calendario, una aplicación de gestión de tareas o una mezcla de las anteriores, y sienta que aun así tiene cosas que se les “escapan”.
Me he convertido a la Iglesia de GTD y soy fiel evangelizador de su metodología. He implementado mi propio sistema con una combinación de Notion y Todoist (quizás le hable sobre ella en un futuro) y no puedo negar que he sentido una paz enorme luego de implementarlo. Trae bastante tranquilidad saber que venga lo que venga, mi sistema es capaz de capturarlo y procesarlo, y permitirme ejecutar en el contexto correcto (esté trabajando, esté andando haciendo diligencias, esté en modo “vamos a hacer quehaceres”) según lo que diga mi intuición.
Si tuviera que reducir mis beneficios a tres, serían:
Aprender a decir que no
Tener este control de saber lo que tengo corriendo en mi vida me da más confianza de poder decir que no a ciertas cosas, porque tengo un inventario actualizado de pendientes que me permite rechazar con más base. Siento que mi integridad aumenta porque estoy siendo objetivo con lo que puedo y no puedo hacer.
Más confianza en lo que puedo hacer
No dependo de listas de tareas diarias, sino que mi intuición me guíe en lo que debo y puedo hacer a cada momento. ¿Les ha pasado que hacen una lista de cosas pendientes en la mañana, y en la noche se dan cuenta de que no hicieron ni la mitad? Es un golpe duro a la confianza, y ya no te sientes tan seguro la próxima vez que tengas que hacer una lista. Por el contrario, GTD te dice “ten un inventario de todas tus próximas acciones, por distintos contextos, y cuando tengas la oportunidad de hacer algo, revísalas”. De alguna manera nuestro cerebro sabe que es lo que tiene que hacer en el momento, solo tenemos que confiar un poco más en él.
No me estoy fallando; estoy renegociando
Revisar mis listas de tareas y tomar decisiones basándome en ellas, decidiendo que puedo y que no puedo hacer en el momento, me permite renegociar los acuerdos que hago conmigo mismo. Cuando veo que tengo pendiente y decido hacer algo y no otra cosa, no me estoy fallando: estoy renegociando. Estoy priorizando que es lo importante para mí ahora y qué puede hacerse después. Parece algo sencillo, pero es extremadamente empoderador.
Cuando comienzas a hacer que las cosas sucedan, comienzas realmente a creer que puedes hacer que las cosas sucedan. Y eso hace que las cosas sucdean.
— David Allen, Getting Things Done
Getting Things Done se vuelve una nueva herramienta en mi arsenal de productividad, y si tienen la oportunidad de considerar hacerlo parte de las suyas, creo que en el peor de los casos por lo menos una buena técnica se llevarán. ¿Y en el mejor? Pues se encontrarán con un sistema que les ayudará a liberar su mente de todas las cosas que tenemos dando vuelta en nuestra cabeza, y verán su productividad y creatividad crecer exponencialmente.
Si les llamó la atención, la nueva edición está disponible en Amazon.